海洋科學(xué)與生物工程學(xué)院學(xué)生會(huì)檔案管理制度

為加強(qiáng)學(xué)生會(huì)工作檔案管理的系統(tǒng)性、完整性和科學(xué)性，使學(xué)生會(huì)的工作協(xié)調(diào)有序，特制訂本制度。

1、 學(xué)生會(huì)的檔案管理工作由學(xué)生會(huì)秘書(shū)處負(fù)責(zé)，對(duì)學(xué)生會(huì)的總體文檔進(jìn)行分類、歸檔、管理，為學(xué)生會(huì)的各項(xiàng)活動(dòng)提供參考資料，保障各項(xiàng)決策的科學(xué)化。學(xué)生會(huì)總體檔案分類如下：學(xué)生會(huì)工作計(jì)劃和工作總結(jié)、學(xué)生會(huì)自身檢查建設(shè)材料、學(xué)生會(huì)管理制度部門工作檔案、學(xué)院來(lái)文、學(xué)生干部檔案、會(huì)議記錄、活動(dòng)照片等。

2、學(xué)生會(huì)各職能部門在每學(xué)期初必須有詳細(xì)的本學(xué)期工作計(jì)劃及上學(xué)期的工作總結(jié)，一式兩份，分別由本部門及秘書(shū)處存檔。

3、學(xué)生會(huì)檔案分類要求紙質(zhì)版和電子版均要保留，電子版統(tǒng)一存放在學(xué)生會(huì)云盤中。

4、各部的工作檔案由秘書(shū)處分類保管。凡大型活動(dòng)的方案、總結(jié)及有關(guān)材料除本部門存檔外，須送交一份于秘書(shū)處存檔。活動(dòng)方案于活動(dòng)前交，總結(jié)及有關(guān)材料于活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)遞交，此任務(wù)由各部門部長(zhǎng)負(fù)責(zé)。

5、部長(zhǎng)級(jí)以上干部每學(xué)期末必須遞交一份詳細(xì)的個(gè)人總結(jié)或填寫一份工作鑒定表，介紹在這期間的工作內(nèi)容、工作成績(jī)及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并由秘書(shū)處存入檔案。

6、如需借用有關(guān)檔案，須經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意并作登記方可，且用后及時(shí)歸還存檔。秘書(shū)處開(kāi)放檔案，應(yīng)遵循以下規(guī)定：

（1）有關(guān)人員，說(shuō)明利用檔案的目的和范圍后，經(jīng)秘書(shū)許可，均可查閱屬開(kāi)放范圍的檔案，并可以復(fù)制和摘錄。

（2）未經(jīng)上級(jí)部門授權(quán)或批準(zhǔn)，任何部門、個(gè)人無(wú)權(quán)公布檔案。

（3）對(duì)于重要、珍貴的檔案資料，一般不得使用原件。如有特殊需要，須經(jīng)學(xué)生會(huì)主席團(tuán)批準(zhǔn)。

（4）檔案經(jīng)學(xué)生會(huì)主席團(tuán)批準(zhǔn)被借出后，須在規(guī)定期限內(nèi)歸還，檔案管理人員負(fù)責(zé)督促歸還，并做好檢查工作。如有特殊情況需延長(zhǎng)借用時(shí)間，應(yīng)持有關(guān)證明經(jīng)學(xué)生會(huì)主席團(tuán)批準(zhǔn)。

7、各類檔案是主席團(tuán)對(duì)各部門工作表現(xiàn)作綜合評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，也是主席團(tuán)對(duì)學(xué)生干部進(jìn)行考核和評(píng)優(yōu)的依據(jù)。各部門應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待。

附則：

1、學(xué)生會(huì)各項(xiàng)收入與支出嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行。

2、本制度由青島科技大學(xué)海洋科學(xué)與生物工程學(xué)院學(xué)生會(huì)主席解釋，并根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整和修改。

3、本制度自頒布之日起實(shí)施。